آیا باید برای دعوت شدن به ارائه بازخورد صبر کنیم یا درخواست ارائه بازخورد كنيم؟
در صورتی که روابط بسیار خوبی دارید، دادن یک بازخورد ناخواسته کاری بسیار نابخردانه است. همانطور که دیترت میگوید «ارائه توصیه به مدير برای آنکه چگونه میتوان رئیس بهتری بود دشوار است، مگر آنکه چنین کاری از شما خواسته شده باشد». حالت ایدهآل این است که رئیستان نظر شما را خواسته باشد و به طور واضح از شما بخواهد که در قالب بازخورد، آنچه به بهبود کارآیی او کمک میکند را به او بگویید. ممکن است رئیس شما موضوعاتی که سعی در بهبود آن دارد را برایتان افشا نماید و از شما بخواهد به او بگویید در مورد رفتارهای خاصی که در حال کار کردن روی آن است چه نظری دارید. بالدونی میگوید «در یک جهان کامل، این مسوولیت بر عهده مدیران است که فضای امنی برای ارائه بازخورد ایجاد نمایند».
با این وجود، بالدونی تایید میکند که این مساله در جهان واقعی همیشه اتفاق نمیافتد. اگر رئیستان مستقیما تقاضای بازخورد نمیکند، میتوانید خودتان از او بپرسید که آیا میخواهد بازخورد بدهید یا خیر. آسان ترین راه برای انجام این کار، در رابطه با یک پروژه یا مشتری جدید است. میتوانید از عباراتی مانند این استفاده کنید «آیا اگر من به شما در رابطه با برخی نکات مهم در پروژه بازخورد بدهم کمک کننده خواهد بود؟» یا «شاید من ديدگاه منحصر به فردی در رابطه با چگونگی انجام کارمان داشته باشم، آیا میخواهید درباره چگونگی روند پیشرفت پروژه بازخورد بدهم؟» مجددا تاکید میکنیم که این سوالات باید با حسن نیت پرسیده شود. از آنجایی که اساسا ريیس باید به کارمندان بازخورد بدهد، به هیچ عنوان نشان ندهید که قصد دادن بازخورد با انگیزه انتقام یا خشونت را دارید. نیت خود را در قصد کمک به رشد و ارتقاي او نشان دهید.
بر دیدگاههای خود تمرکز کنید
وقتی رئیستان پذیرنده بازخورد است، مقاومت در برابر این وسوسه که تصور کنید اگر در موقعیت او بودید و همه اختیارات را داشتید چه میکردید و چه کارهایی انجام میدادید مشکل است. با این وجود، بازخورد شما باید بر آنچه میبینید یا میشنوید متمرکز باشد نه اینکه اگر خودتان ريیس بودید چه میکردید. بالدونی توصیه میکند که «بازخورد را در قالب برداشت ذهنی خود شکل دهید». او پیشنهاد میکند که از عباراتی مانند این استفاده شود «من متوجه شدم که شما در آن جلسه مرعوب کننده به نظر میرسیدید». با در میان گذاشتن دیدگاهتان، میتوانید به رئیس خود کمک کنید تا بفهمد در نظر دیگران چگونه به نظر میرسد. این کار ممکن است برای رهبرانی که ارتباطی با سطوح پایین سازمان ندارند، فاقد ارزش باشد.
تمرکز بر دیدگاه خود به معنای درک محدودیتهای نظرات خودتان نیز هست. باید به خاطر داشته باشید که شما فقط بخشی از تصویر کارآیی رئیس خود را میبینید و شاید به طور کامل متوجه مسوولیتهای او نباشید. دیترت میگوید «زیردستان اغلب درباره واقعیات مربوط به رئیس خود اطلاع کافی ندارند.» بازخوردی بدهید که آنچه شما میبینید را منعکس کند و از حدس و گمان درباره مسائلی که او با آن مواجه است خودداری نمایید. به یاد داشته باشید که قوانین ارائه یک بازخورد خوب در اینجا هم صدق میکند. بازخورد شما باید صادقانه و پرمغز باشد. با یک بازخورد مثبت شروع کنید و بازخورد سازنده به همراه پیشنهادهايي برای بهبود بدهید. از تهمت زدن پرهیز کنید. دیترت میگوید «افراد، نسبت به مسائل مشخص بسیار بسیار بهتر از مسائل کلی عکسالعمل نشان میدهند.» بنابراین، برای اثبات نظراتتان به جزئیات بپردازید.
وقتی رئیستان حالت تدافعی به خود میگیرد
گذشته از اینکه تا چه حد با دقت و هوشمندانه بازخورد خود را آماده و ارائه كردهاید، بسیار محتمل است که رئیس شما از بازخوردی که دادهاید ناراحت شود یا حالت تدافعی به خود بگیرد. بالدونی میگوید اگر از شما خواسته شده بود که بازخورد بدهید، باید مقاومت کنید و توضیح دهید که فقط کاری را انجام دادهاید که از شما خواسته شده است.
گاهی اوقات، تغییر شکل بازخورد میتواند کمک کند. دیترت معتقد است که دریافت بازخورد آسانتر خواهد بود اگر «آن را در قالب آنچه برای رئیستان مهم است آماده کنید» او ادامه میدهد «میتوانید به مواردی اشاره کنید که مثلا برخی رفتارهای خاص، رئیستان را از دستیابی به اهدافش باز میدارد.» عکسالعمل او را زیر نظر بگیرید تا ببینید او میل دارد چگونه بازخورد دریافت کند و چه موضوعاتی برای او خط قرمز محسوب میشود. شاید او دوست نداشته باشد درباره شیوه ارتباطی خودش یا کاری که برای آن تحت فشار زیادی است بازخورد دریافت کند. بهجای آنکه بعد از یک عکسالعمل منفی سعی در آرام کردن او داشته باشید از این فرصت استفاده کنید تا با او هماهنگ کنید که برای پیشرفت، انجام چه کاری مفیدتر است.
اگر شک دارید، سکوت اختیار کنید
اگر مطمئن نیستید که رئیستان مایل به شنیدن بازخورد است یا اگر موضوع بازخورد، مساله حساسی است تقریبا همیشه بهتر است که سکوت کنید. هیچ دلیلی برای به خطر انداختن روابط کاری یا شغل شما وجود ندارد؛ مگر آنکه احساس کنید رفتار رئیستان، شرکت یا واحد شما را در خطر قرار داده است. بهجای آن، به دنبال فرصتهایی باشید که بازخوردهای ناشناس بدهید مثل فیدبک 360 درجه.
اصولی که باید به خاطر داشت:
• قبل از آنکه صحبت کنید مطمئن شوید که رئیستان پذیرنده بازخورد است.
• آنچه را که در سازمان یا واحد او میبینید و میشنوید با او در میان بگذارید.
• تمرکزتان بر این مساله باشد که چگونه میتوانید به پیشرفت او کمک کنید نه اینکه اگر رئیس بودید چه میکردید.
آنچه نباید انجام شود:
• فکر نکنید که اگر رئیستان درخواست بازخورد نمیکند به این معنی است که نمیخواهد بازخورد دریافت کند – از او بپرسید که آیا میخواهد نظرتان را بداند.
• فکر نکنید که از موقعیت رئیستان آگاهی کامل دارید یا آن را کاملا درک میکنید.
• در جواب بازخورد منفی که از رئیس خود دریافت میکردهاید به او بازخورد ندهید.
+ نوشته شده در دوشنبه بیست و پنجم اردیبهشت ۱۳۹۱ساعت 16:14 توسط ز.حیدری
|
